一般可以采用的招標方式包括公開招標、選擇性招標和談判招標，典型的公開招標如政府采購的印刷業務，基本上采用公開招標方式。

招標方在公開的政府采購網站、公開發行的報刊或者官方網站上公開發布招標公告，吸引對該項印刷業務有興趣的諸多印刷企業購買招標資料進行投標。公開招標由于招標的范圍廣泛，競爭最激烈，對標書準備的要求最高。

選擇性招標又稱邀標，是指招標人根據具體的印刷業務需求，在事先確定的供應商名單中選取招標方自己認為合適的投標人，對投標人發出投標邀請，在經過詳細的投標資格預審后，再由他們組織投標方進行投標。選擇性招標由于招標的范圍有限，競爭較為激烈，對標書準備的要求較高。

談判招標也稱為議標，它是指招標方事先根據一定標準選定投標方，并非公開地與投標方進行直接談判，簽署印刷業務合同的一種形式。談判招標適用于印刷批量較小的印刷業務。這種招標方式對投標文件沒有嚴格的規范性要求。

招標文件是招標方針對招標項目個性化制訂的，體現了對所招標的印刷業務的具體要求。雖然招標項目的具體要求不同，但投標文件的基本格式卻大體包括以下三個方面，

一是商務部分，包括公司簡介和公司相關資質等內容，例如財務報表和審計報告，這是必不可少的;

二是技術部分，包括對印刷業務的基本描述、設計和印刷方案等相關的表格和資料;

三是報價部分，包括投標報價說明，投標總價，主要材料價格表等。

投標文件應該嚴格按照招標文件的要求，在以上三個方面給予直接和正面的回應，不可以憑印象制作投標文件，更不可以遺漏或者忽視招標文件的每一個具體要求。否則，投標文件可能在正式開標時，即被認定為無效投標文件，直接被判出局。在準備投標文件時，要仔細了解招標公告及文件中的每一項具體要求，并根據相關要求嚴格精心準備投標文件。

了解和掌握招標方對招標項目的核心需求，既是中標的關鍵所在，也是在印刷業務項目實施中要重點關注的內容。每一個招標項目都有需求的重點：有的側重工價，有的側重于選用的原材料和質量，還有的則側重于交貨期。在一定程度上，投標項目的側重點就是該項目中標的硬約束。只有在硬約束的條件滿足的情況下，招標方才會再去考慮其他的要素。

因此，投標方應認真解讀招標項目信息，盡力捕捉招標方對招標項目的核心需求，并在投標文件中重點說明企業會如何采取有效措施，滿足招標方的需求重點。

印刷產品具有較強的評價主觀性，同樣的印刷產品，評價者由于其審美偏好、色彩感覺等的不同，得出的評價結論也不一樣。采用單純的技術與質量指標很難準確評價印刷品質量。

即使都是批量生產的產品，由于生產設備和生產員工不同，不同批次的產品難以達到套印、墨色等完全一致，更不能保證批量生產的產品與樣品完全一致，這就導致在履行合同時很容易出現對質量評價的分歧。因此，印刷企業在制訂投標文件時，要盡量做到用數據說話，不能用數據表達的要用適當的規范術語寫明，最大限度地避免履約時的分歧。為使這一工作規范、有序，印刷企業技術部門應根據國家的有關標準，包括印刷紙張等原輔材料標準和印刷產品標準，結合企業的實際能力，提出不同等級的定量的質量標準，以便根據招標項目提出自己的相應的質量標準，這樣方能有效避免履約時只定性而未定量帶來的隱患和風險。